KEMAHIRAN ASAS PENGURUS ( TEKNIKAL, KEMAHIRAN DAN KEMANUSIAAN )- MPJ

Pendahuluan

Seorang pengurus merupakan aset yang terpenting dalam sesebuah organisasi samada dalam sebuah syarikat yang menguruskan perniagaan mahupun organisasi yang menguruskan dana awam seperi jabatan kerajaan , agensi dan badan berkanun. Setiap organisasi mempunyai matlamat dan hala tuju tersendiri bersesuaian dengan tujuan penubuhan organisasi tersebut. Menyedari kepentingan untuk melahirkan seorang pengurus yang berkualiti menyebabkan Tun Abdullah Ahmad Badawi bekas Perdana Menteri Malaysia kelima telah memperkenalkan konsep modal insan dalam Islam Hadhari bagi mencapai hasrat murni ini. Seorang pengurus mestilah mempunyai kemahiran komunikasi yang baik untuk mencapai matlamat organisasi yang dipersetujui bersama. Menurut Koontz & Wiehrich (1992), pengurusan adalah satu proses merancang dan memelihara persekitaran di kalangan anggota kerja organisasi bagi tujuan pencapaian matlamat yang telah ditetapkan bersama manakala Robbin (1996) menyatakan pengurusan ialah satu proses perlaksanaan dan koordinasi tugas yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi. Menurut Griffin 2000, pengurus adalah orang yang merancang dan membuat keputusan, mengorganisasi, mengarah dan mengawal sumber manusia, kewangan dan maklumat. J.Penc (2000) pula berpendapat pengurus adalah orang yang ditugaskan untuk mengurus, memenuhi semua fungsi dan menggunakan semua atau sebahagian sumber-sumber untuk mencapai matlamat organisasi.

Melalui definasi dan pengertian ini dapatlah kita simpulkan bahawa kejayaan sesebuah organisasi adalah bergantung kepada kemahiran kebijaksanaan pengurus dalam komunikasi dengan kakitangan bahawan mereka.

Saya telah memilih Majlis Perbandaran Jasin untuk melihat sejauhmana kemahiran seorang pengurus digunakan untuk mencapai matlamat organisasi ini. Misi Majlis Perbandaran Jasin ialah Komited untuk memberikan perkhidmatan perbandaran yang terbaik ,kualiti, integrity dan kompiten melalui pengembelengan tenaga secara optimum. Saya akan menghuraikan kemahiran pengurus mengikut teori Robert L.Katz iaitu Kemahiran Teknikal , Kemahiran Kemanusiaan dan Kemahiran Konseptual.

 

 

 

 

1.      Kemahiran Teknikal

Ini adalah satu kemahiran ataupun kebolehan dalam menggunakan perkakasan teknologi maklumat , alat peralatan komputer, peraturan, prosedur dan teknik dalam sesuatu kerja yang dapat membantu pengurus dalam memahami cara melakukan sesuatu kerja. Kemahiran ini perlu ada pada pengurus bawahan.

Sebagai contoh di Majlis Perbandaran Jasin , sememangnya menggunakan peralatan komputer dan teknologi maklumat adalah perkara utama dan terpenting dalam mencapai matlamat organisasi. MPJ menggunakan beberapa sistem untuk melicinkan operasi harian seperti :-

a.      Sistem QMS (Qeue Management System) yang digunakan di kaunter untuk nombor giliran dan permudahkan urusan di kaunter.

b.      Sistem Hand Held iaitu Sistem yang digunakan kompuan letak kereta supaya segala tindakan boleh dibawa ke mahkamah dengan bukti yang nyata.

c.       Sistem E PBT yang digunakan untuk mengawal hasil dan perbelanjaan Majlis Perbandaran Jasin.

Seorang pengurus hendaklah mahir dalam menguruskan sistem beserta dengan perkakasan teknologi maklumat dan komputer ini memudahkan urusan seharian dan membantu kakitangan lain dalam menjalankan kerja kerja seharian di organisasi terbabit.

Dalam pengurusan organisasi juga terdapat sistem pengurusan yang diamalkan seperti ISO , EKSA dan Fail Meja. Pengurus yang effisen seharusnya menguasai kemahiran ini bagi memastikan perjalanan organisasi konsisten dan menepati paiwaian yang ditetapkan.

2.      Kemahiran Kemanusiaan

Kemahiran seterusnya ialah kebolehan dalam memahami dan memberi motivasi kepada orang lain ataupun pekerja bawahan yang lain.Pengurus juga menjadi contoh atau ikon sesebuah organisasi untuk meniupkan semangat bekerja dengan lebih tekun dan ikhlas. Kemahiran ini akan menekankan perhubungan sosial dan individu antara pekerja dan pengurus. Semua pengurus perlu ada kemahiran untuk berfungsi dengan berkesan. Sebagaimana di Majlis Perbandaran Jasin , kita telah mewujudkan satu sistem kerja yang membolehkan pengurus berinteraksi dengan sempurna dikalangan orang bawahannya. MPJ telah mewujudkan jabatan ataupun unit mengikut kepakaran pengurus beserta dengan kakitangan bawahan. Ini akan mewujudkan suasana kerja yang efisien dan kondusif kerana hasil kerja yang bermutu mengikut kepada kepakaran dan kelayakkan akdemik masing masing.

 

3.      Kemahiran Konseptual

Kemahiran ini merupakan kebolehan atau keupayaan pengurus untuk memikirkan dan mewujudkan satu kaedah dan menyelaraskan serta menggabungkan kegiatan ataupun unit yang berbeza. Pengurus juga perlu mengambil kira kepentingan dan keutamaan organisasi dalam setiap tindakan juga keputusan melibatkan dasar , prinsip dan pelaksanaan. Kemahiran ini perlu dimiliki oleh pengurus atasan bagi menjamin organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan.

Majlis Perbandaran Jasin juga memerlukan pengurus yang mempunyai kemahiran konseptual. Kemahiran ini adalah penting untuk mencapai matlamat MPJ yang sebenar. Kemahiran ini perlu adalah untuk menjimatkan perbelanjaan jabatan berkaitan dengan pengabungan unit di MPJ. Sebagai contoh ketua jabatan Pentadbiran boleh disekalikan dengan Jabatan Korporat untuk menjimatkan perbelanjaan ketua jabatan sebaliknya perbelanjaaan emolument itu boleh digunakan untuk perbelanjaan pembangunan. Selain itu pengetahuan dan pengalaman akan digunakan sebaik mungkin apabila berlaku pengabungan dan memberi pengalaman dan pembelajaran baru kepada kakitangan yang terlibat.

Sebagai satu contoh yang ketara ialah penubuhan jawatankuasa hasil di MPJ di mana setiap jabatan akan menganggotai jawatankuasa tersebut dan diuruskan oleh seorang pengurus yang berwibawa dan berwawasan.

 

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan daripada kemahiran yang dibincangkan di atas melibatkan proses kerja di Majlis Perbandaran Jasin di antara pengurus dan kakitangan bawahan. Pengurus perlu sentiasa berfikir untuk memajukan diri sendiri dan berfikiran selangkah ke hadapan daripada kakitangan bawahannya. Sikap bertanggung jawab dan mempunyai akhlak yang baik akan menjadi seseorang pengurus tersebut sebagai contoh ataupun ikon dikalangan pekerja bawahan.Dalam mewujudkan situasi komunikasi yang berkesan di antara pengurus dan kakitangan bawahan yang utama adalah membina sikap menghurmati dan menyayangi pengurus mereka masing masing. Ini akan menaikkan semangat dan kerja kuat dikalangan organisasi tersebut.

 

Rujukan

1. Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001. Komunikasi Untuk Pemimpin. Kuala Lumpur: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.
2. Ahmad Fadzli Yusof dan Amin Idris. 2007. PDA Untuk Pemimpin Berwibawa. Selangor: PTS Millenia Sdn. Bhd.
3. Laman Web Majlis Perbandaran Jasin

SEMESTER 7 - PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN 10/2020

 

1.      Nyatakan maksud kontigensi ganjaran.

 Kontinjensi ganjaran bermaksud pemimpin menyediakan atau memberi ganjaran sekiranya terdapat orang bawahannya atau pekerjanya telah menunjukkan prestasi kerja yang baik dan mengikut spesefikasi yang ditetapkan juga memberikan komitmen bekerja yang luar biasa dan menunjukkan peningkatan yang konsisten dan baik..Ini juga sebagai pengiktirafan ke atas usaha dan hasil kerja yang baik dan memberi motivasi kepada pekerja yang lain.

 2.      Huraikan secara ringkas impak pengikut kepada pemimpin.

 

•        Kita akan melihat kepada tahap pendidikan dan juga cita cita dan harapan pekerja itu sendiri dapat memberi impak kepada pemimpin mereka. Ini adalah kerana mereka (pekerja) akan bekerja mengikut semangat dan pengetahuan yang ada dalam diri mereka.

•        Sekiranya mereka mempunyai ilmu pengetahuan dan pengalaman yang banyak , mereka akan berjaya mengusai kerja atau tugas yang diberikan dan jika sebaliknya mereka akan menjalankan tugas dengan perlahan dan tidak cekap.

•        Cita cita dalah hidup mereka juga memberikan kesan yang besar dalam mutu prestasi kerja mereka kerana sekiranya mereka tidak mempunyai cita cita yang besar dalam hidup pasti mereka tidak akan cuba memajukan diri mereka dan bekerja di takuk lama.

•        Ini secara tidak langsung akan memberi kesan kepada pemimpin dan organisasi mereka.

•        Dilihat juga sekiranya pemimpin itu memiliki pekerja atau pengikut yang lebih berusia dari mereka  kebanyakkan pekerja tersebut mempunyai pengalaman dan kematangan dalam diri yang lebih baik. Ini akan menjamin prestasi kerja yang baik dan memberi impak positif kepada pemimpin tersebut.

•        Tindak balas atau respon pengikut atau orang bawahan seseorang pemimpin juga memberi imak kerana setiap pemimpin mahukan respon daripada pimpinan mereka kerana ini akan menjamin prestasi kerja yang lebih baik dan rasional.

•         Pemimpin perlukan sokongan yang baik daripada pekerja mereka supaya dapat meneruskan lagi aspirasi kepimpinan pada masa akan datang.

 

(5 Markah)

 

3.      Jelaskan secara ringkas maksud Utiliti Kontingen Pengukuhan.

 

·         Pemimpin atau penyelia haruslah sentiasa menjaga dan memahami perasaan pekerja mereka kerana pekerja juga adalah merupakan manusia seperti kita juga yang memerlukan perhatian yang wajar dari seorang pemimpin atau penyelia.

·         Pemimpin atau penyelia juga perlu memuji dan menyediakan ganjaran tertentu kepada pekerja atau pengikutnya terhadap pencapaian atau prestasi yang mereka tunjukkan.

·         Seorang pemimpin yang baik adalah pemimpin yang memberikan arahan yang konsisten dan mengikut level pekerja atau orang bawahan mereka.

·         Arahan yang tepat dan benar kepada pekerja mereka adalah perlu supaya hasil kerja menjadi baik dan berprestasi tinggi.

·         Gelagat dan perangai pemimpin juga menjadi panduan kepada pekerja mereka supaya dapat memberikan budaya kerja yang progresif dan dinamik untuk sesebuah organisasi.

 

 

(5 Markah)

 

4.      Apakah yang anda faham mengenai Cross Functional Team.

 

•        Ahli kumpulan yang terdiri daripada pelbagai bidang dan fungsi seperti :-pentadbiran , penguatkuasaan , pemasaran dan perhubungan awam. Ini merupakan sebuah kumpulan kerja , yang juga boleh bertugas atau ditempatkan di mana mana jabatan ataupun bidang untuk menambahkan kemahiran , pengalaman dan ilmu pengetahuan.

•        Ini akan membentuk gabungan pekerja yang mempunyai pelbagai latarbelakang dan kepakaran masing masing.

•        Adakalanya pasukan ini bersifat sementara da nada juga yang bersifat kekal untuk sesebuah organisasi tersebut.

(5 Markah)

 

5.      Jelaskan secara ringkas LIMA (5) peranan pemimpin seperti yang diutarakan oleh Stogdill (1974) di dalam bukunya yang berjudul “Handbook of leadership: A survey of theory and research”.

(i)                 Mengekalkan struktur kumpulan.

•        Kepimpinan yang baik akan cuba mengekalkan struktur kumpulan supaya membentuk pasukan kerja yang baik dan mantap. Ini adalah kerana keserasian dalam tugasan adalah penting dalam mewujudkan suasana harmoni dalam sesebuah jabatan / bahagian.

•        Struktur yang baik akan mempunyai hireraki yang kukuh beserta dengan kepakaran , pengetahuan dan pengalaman bersesuaian dengan jawatan yang disandang atau diduduki oleh pekerja tersebut.

(ii)               Mengekal hala tuju.

•        Kepimpinan yang baik dan dihormati adalah kepimpinan yang mengekalkan halatuju dan matlamat organisasi yang dipimpin. Ini adalah kerana halatuju tersebut telah ditetapkan awal ketika penubuhan organisasi tersebut dan ini akan menjiwai matlamat organisasi tersebut.

•        Ini akan memberi wawasan yang jelas terhadap sesebuah organisasi samada berorintasikan keuntungan , kebajikan atau pun pengekalan warisan.

(iii)             Menangani tuntutan yang bercanggah yang wujud dari dalam dan luar kumpulan.

•        Kepimpinan yang baik adalah menjaga keselamatan dan kebajikan para pekerja nya. Ini jelas apabila pemimpin akan menangani atau pun menyelesaikan segala tuntutan atau pun tindakan yang bercanggah terhadapa aspirasi organisasi samada datang dari luar ataupun dalaman itu sendiri.

•        Ini adalah seperti sekiranya ada pihakj lain yang menyuruh sesebuah organisasi itu bekerja dengan bukan bidang tugasnya hendaklah sesebuah kepimpinan itu menangani isu itu supaya pengikut atau orang bawahannya diperlakukan sebegitu rupa.

(iv)             Menjelaskan objektif dan menyediakan cara-cara untuk mencapai matlamat.

•        Kepimpinan yang baik adalah menyediakan satu rujukan , manual atau tatacara bekerja yang bertujuan untuk memberi panduan kepada orang bawahan atau pengikutnya untuk bekerja dan menjalankan aktiviti mengikut prosedur yang telah ditetapkan.

•        Manual Prosedur Kerja adalah perlu supaya tidak berlaku pertindihan tugas ataupun kesilapan dalam menjalankan tugasan harian.

•        Sebagai contoh seorang penguatkuasa hendaklah dibekalkan manual tugas yang jelas supaya mudah untuk menjalankan tugas penguatkuasaan seperi tindakan saman atau pun arahan kepada masyarakat.

(v)               Mengurus tindakan dan interaksi dalam kumpulan.

•        Hubungan yang baik perlu juga dijaga dengan sempurna supaya mewujudkan suasana yang harmonis dan baik didalam anggota pekerjaan.

•        Pemimpin juga perlu adil dalam tindakan dan arahan tugas supaya memberi kepuasan yang maksimum kepada pekerja mereka.

•        Sebagai contoh tindakan ponteng atau lewat ke tempat kerja perlu dilakukan kepada semua pekerja tanpa memilih bulu ataupun pekerja tertentu sahaja.

(10 Markah)

 

6.         Huraikan   secara   ringkas   perbezaan   antara   Kepemimpinan   Autokratik        dan Kepemimpinan Demokratik.

BIL	AUTOKRATIK	DEMOKRATIK
1	Kita akan lihat corak kepimpinan ini akan memberikan arahan tugas dan sebagainya daripada pihak atasan kepada bawahan. Tanpa wujud sebarang perbincangan ataupun mendapatkan pendapat daipada pihak bawahan. Dan pihak bawahan pula perlu mengikut setiap arahan yang diberi tanpa sebarang bantahan. Sebagai contoh pakaian seragam sesebuh organisasi hendaklan dipakai tanpa memikirkan keselesaan taupun nature of work pekerja mereka.	Manakala untuk kepimpinan demokratik kita akan lihat pihak atasan akan melibatkan pandangan dan juga komen daripada pihak bawahan tanpa menjejaskan halatuju dan imej koporat sesebuah organisasi ataupun jabatan. Ini akan menjadikan sesebuah keputusan itu akan dipatuhi oleh semua peringkat tanpa banyak bantahan atau pun persoalan yang menimbulkan ketidakpuashatian mereka dalam memutuskan sesebuah keputusan. Cara untuk mendapatkan pandangan pihak bawahan ialah melalui mesyuarat / perbincangan / undian / survey ataupun surat cadangan dan juga google form yang disebarkan kepada semua kakitangan ataupun pengikut sesebuah organisasi.
2	Kita akan lihat , kepimpinan autokratik amat jarang berlaku komunikasi dua hala ataupun peringkat bawahan atau pun atasan. Kepimpinan ini akan amat kurang berinteraksi ataupun membuka meja rundingan kerana mereka mementingkan hireraki dan menganggap semua pekerja akan mengikut segala arahan kerana telah dibayar gaji dan menyediakan ganjaran bagi mereka yang mencapai target kerja. Para pekerja akan mewujudkan situasi mementingkan diri sendiri kerana polisi organisasi sendiri tidak mewujudkan suasana harmoni untuk berkomunikasi sebaliknya mementingkan pencapaian dan target organisasi semata.	Dalam corak kepimpinan demokratik ini akan wujud situasi dimana hubungan diantara pemimpin dan organisasi bawahan sentiasa akrab dan saling berinteraksi. Ini adalah kerana mereka memandang bahawa pekerja atau pengikut adalah asset yang penting dan bukannya dianggap mesin ataupun robot bernyawa. Pemimpin ini amat menghargai setiap pandangan ataupun nasihat daripada pekerja ataupun pengikut kerana mereka halatuju organisasi adalah milik bersama dan setiap orang harus dihargai dan pandangan mereka adalah dari konteks yang berbeza dan ini akan memberi satu halatuju yang jelas dan nyata kepada organisasi tersebut.
3	Kepimpinan autokratik ini percaya bahawa setiap orang ataupun pekerja akan mengejar kebendaaan dan setiap pekara yang memberikan keuntungan kepada mereka. Mereka akan mewujudkan system ganjaran semata supaya memberi dorongan dan motivasi kepada pekerja mereka untuk meningkatkan prestasi dan produktiviti dalam pekerjaan. Pendekatan ini menjadi objektif utama dalam mereka menjadikan sebuah organisasi yang cemerlang dengan mementingkan prestasi tanpa memikirkan untuk mewujudkan hubungan 2 hala dengan orang bawahan ataupun pekerja mereka.	Sebenarnya kepimpinan demokratik ada juga menyediakan ganjaran kepada kakitangan atupun pengikut mereka tetapi disediakan secara minimal dan mengikut keupayaan organisasi seperti sambutan hari lahir , hari keluarga dan lain lain majlis bersama pekerja. Pemimpin juga terbuka menerima kritikan dari bawahan dan juga menerima sebarang pujian dan penghargaan dari pekerja. Corak kepemimpinan demokratik dikatakan yang paling berkesan dan produktif.

 

(10 Markah)

 

7.      Jelaskan secara ringkas mengenai LIMA (5) kaedah penyelesaian konflik di dalam organisasi.

 

1. Pengelakan

•        Salah satu kaedah untuk penyelesaian konflik ialah pengelakan. Ini diselesaikan dengan memisahkan ataupun menjauhkan pihak ataupun invidu yang mempunyai konflik dalam sesebuah jabatan ataupun organisasi.

•        Ini adalah untuk mengelak daripada mereka bersua muka ataupun memudahkan mereka untuk mensabotaj diantara satu sama lain atupun menimbulkan kekecohan dan perpecahan didalam organisasi tersebut.

•        Langkah pemecatan adalah tindakan terakhir sekiranya konflik tersebut berlarutan dan juga membahayakan keselamatan sekiranya ada unsur ugutan dan sentuhan fizikal apatahlagi merugikan organisasi dan juga memberi kesan negative seperti imej organasasi yang tercalar.

 

2. Penyesuaian

•      Apabila wujud 2 pihak yang berkonflik , pemimpin akan menilai dan menyiasat mengapa konflik tersebut wujud.

•      Dan apabila penilaian telah dijalankan dan memahami situasi tersebut , maka oraganisasi akan memilih ataupun memberi tumpuan kepada sesebuah pihak sahaja dan mengetepikan kehendak pihak satu lagi.

•      Cara ini adalah perlu supaya organisasi dapat menjaga keharmonian dan juga pendapat umum tanpa memihak kepada pihak yang salah ataupun mementingkan diri sendiri pihak tersebut.

 

3. Persaingan

•      Apabila berlaku wujud konflik daripada 2 pihak yang mementingkan kepentingan diri sendiri maka akan wujud persaingan di dalam sesebuah organisasi tersebut.

•      Dengan itu organisasi hendaklah membuat keputusan yang drastik dengan mengambil kira kepentingan dan maruah organisasi untuk memilih hanya satu pihak sahaja dan mengetepikan tuntutan pihak yang lagi satu.

•      Keputusan ini terpaksa dilakukan apabila kedua dua pihak tidak mahu mengalah dan menghadapi jalan buntu untuk menyelesaikan konflik diantara mereka maka pihak pengurusan perlu membuat keputusan tersebut.

 

4. Kompromi

•      Ini akan berlaku sekiranya pihak yang berkonflik memilih jalan untuk mengalah dengan mengorbankan kepentingan yang mereka ingin tuntut.

•      Keputusan ini diambil untuk menjaga kepentingan organisasi dan masing masing akan mewujudkan suasana harmoni dalam tempat kerja.

•      Kedua-dua pihak akan menang dalam satu aspek dan kalah dalam aspek yang lain.

 

5. Permuafakatan

•      Permuafakatan adalah pendekatan yang amat baik dan terpuji. Ini bukan sahaja mewujudkan Susana yang baik tetapi mementingkan ukhuwah dan hubungan yang baik di dalam sesebuah organisasi.

•      Mungkin ada beberapa aspek yang pihak pengurusan ataupun kepimpinan terlepas pandang tetapi dengan adanya pemuafakatan ini akan memberi satu indicator untuk mencapai matlamat organisasi dengan baik dan cepat.

(10 Markah)

 

8.      Nyatakan LIMA (5) panduan yang boleh dilakukan oleh seorang pengurus bagi memastikan integriti dan akauntabiliti sentiasa berada tahap tertinggi di dalam organisasinya.

 

1.      Penghayatan nilai-nilai murni dalam perkhidmatan awam

•        Ia dapat membimbing dan menjadi pegangan kepada penjawat awam dalam membentuk akhlak yang mulia dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan dengan telus, adil dan bersungguh-sungguh.

•        Antara nilai-nilai murni yang perlu dihayati bagi membolehkan penerapan prinsip akauntabiliti dan integriti dalam setiap pegawai awam adalah seperti amanah dalam menjalankan tugas, bertanggungjawab, ikhlas, jujur, bersih, adil dan saksama, sikap berjimat-cermat dan lain-lain lagi

2.      Memperkasakan Kawalan Dalaman

•        Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) diperingkat dalaman supaya segala isu pentadbiran semasa dapat dipantau dan segera membuat keputusan

•        Objektif penubuhan JKP ini adalah untuk mewujudkan pentadbiran yang cekap, berdisiplin serta mempunyai integriti yang paling tinggi.

3.      Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan diperingkat Dalaman

•        Penubuhan  Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun di Agensi Kerajaan Persekutuan (JPKA) turut ditubuhkan bertujuan untuk mengawasi, memantau dan menyelia semua urusan kewangan agar berjalan lancar dan mematuhi semua pekeliling, prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan.

4.      Memperluaskan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT)

•        Teknologi juga hendaklah sentiasa seiring dengan arus peredaran zaman supaya kawalan diperingkat pengurusan dapat dipertingkatkan.

•        Ini juga akn dapat mengukur integirti sesebuah organisasi kerana selalunya kaedah manual ini tidak cekap dan boleh dimanipulasi oleh sesetengah pihak.

•        Antara sistemsistem yang membantu ke arah peningkatan akauntabiliti dan integriti penjawat awam adalah seperti Sistem e-Perolehan, Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik (e-SPKB) dan Sistem Pemantauan Projek. Mekanisme pelaporan yang menyeluruh.

5.      Penyediaan Manual Prosedur Kerja, Piagam Pelanggan dan mempamerkan carta aliran kerja supaya diketahui umum.

•        Ia bagi membolehkan orang awam mengetahui prosedur, proses dan aliran kerja bagi mengelakkan kekeliruan serta ruang dan peluang untuk terjadinya penyelewengan.

•        Dengan cara ini, prinsip akauntabiliti dan integriti dapat dikekalkan dalam diri penjawat awam. Pihak pengurusan juga hendaklah memastikan bahawa kod etika kerja bukan sahaja perlu ditulis dan diedarkan kepada penjawat awam.

(10 Markah)

 

 

 

BAHAGIAN B (40 MARKAH)

 

Arahan: Jawab SEMUA soalan dalam lampiran jawapan ini.

 

 

1.    Ketika Konvensyen Kongres Tritahunan Cuepacs ke-28 di Pusat Konvensyen Shah Alam (SACC) baru-baru ini, Kongres Kesatuan Pekerja-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam (CUEPACS) melahirkan rasa bimbang terhadap kehadiran Revolusi Industri 4.0 yang didakwa bakal menyekat peluang pekerjaan di semua sektor khususnya sektor awam. Justeru itu, anjakan paradigma di sektor awam perlu dilakukan bagi memastikan kakitangan awam terus relevan menawarkan perkhidmatan yang terbaik, dan memastikan keyakinan masyarakat terhadap sektor awam tidak tergugat. Bincangkan LIMA (5) kaedah yang perlu dilakukan oleh agensi awam bagi tujuan ini.

 

1.    Penyampaian perkhidmatan secara cekap dan berkesan

·         Ini akan menyumbang ke arah untuk mencapai matlamat khasnya dalam merealisasikan dasar-dasar kerajaan.

·         Pegawai kerajaan hendaklah sentiasa memikirkan kaedah yang lebih cepat dan tepat untuk memastikan rakyat berpuashati dengan perkhidmatan yang diberikan.

·         Strategi blue ocean strategy juga adalah salah satu cara yang bijak dalam menangani perkara ini seperti tertubuhnya UTC dimana semua sektor kerajaan dihimpunkan dalam satu bangunan untuk memudahkan rakyat berurusan dengan kerjaan.

2.    Peningkatan keupayaan diri untuk berhadapan dengan tekanan globalisasi

·         Penjawat awam seharusnya sentiasa mempertingkatkan diri untuk berhadapan dengan cabaran ini.

·         Ilmu pengetahuan sepatutnya tidak terbatas hanya dalam Negara sebaliknya boleh diambil atau dipelajari diluar Negara berpandukan kepada kelestarian system pentadbiran mereka yang secara tuntas menyelesaikan masalah di Negara luar.

·         Sebaliknya kita hendaklah menyesuaikan segala kaedah diluar Negara dengan Negara kita mengikut budaya dan acuan kita sendiri

3.    Pemimpin yang menerajui setiap agensi awam haruslah berpandangan jauh

·         Setiap pemimpin kerajaan hendaklah mempunyai agenda terancang bagi menyelaraskan motif organisasi dan kerajaan sentiasa tercapai. Tanggungjawab ini turut dipikul oleh setiap pegawai perkhidmatan awam iaitu mereka hendaklah bersedia untuk berubah khasnya perubahan minda serta budaya kerja.

·         Bekas Perdana Menteri YAB DS Najib Tun Razak pernah memperkenalkan satu bentuk pemikiran kepada penjawat awam dan rakyat iaitu GLOKAL dimana idea yang didapati secara global bolehlah diadaptasi ataupun disesuaikan dengan LOKAL iaitu tempatan.

·         Ini akan menjadi pemangkin kepada pemikiran kita supaya standart dan tahap pencapaian penjawat awam kita mencapai peringkat antarabangsa.

4.    Mereka hendaklah berusaha untuk keluar dari status quo

·         Penjawat awam hendaklah keluar daripada garisan selamat ataupun berfikiran mudah , walaupun bekerja sebagai penjawat awam menjanjikan gaji bulanan tetapi itu bukanlah perkara utama yang harus difikirkan.

·         Sebaliknya tanggung jawab untuk memberi perkhidmatan yang terbaik kepada kerajaan dan Negara itulah yang utama dan harus diberi penekanan.

·         Ini adalah penting dalam memastikan penjawat awam sentiasa bersedia dengan segala kemungkinan dan sekarang dunia dan Negara kita mengalami pendemik covid 19 yang sebenarnya hampir melumpuhkan ekonomi dan pentadbiran keselamatan Negara.

·         Penjawat awam harus sentiasa siap siaga dengan segala kemungkinan.

5.    Mewujudkan Agensi ataupun kementerian untuk menghadapi cabaran ini.

·         Bukan sahaja mewujudkan kementerian ataupun agensi ini sebaliknya kerajaan harus menyediakan peruntukan yang besar untuk menaiktaraf pendidikan dan modal insan penjawat awam kini.

·         Satu kajian yang terperinci harus dijhalankan berkaitan status umur dan pendidikan penjawat awam supaya tidak ada yang ketinggalan dalam memahami hala tuju JPA walaupun bekerja berjawatan rendah.

·        Modal insan ini perlu diperkukuhkan dengan kefahaman dan pengetahuan supaya menjadi agen kerajaan dalam mengubah persepsi dan pemikiran masyarakat kini berkaitan cabaran dan halangan dalam kehidupan seharian.

(20 Markah)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Perubahan landskap teknologi yang begitu pantas telah mengubah cara hidup manusia termasuk cara bekerja dan berkomunikasi. Teknologi komunikasi terutama yang berasaskan Internet kini menjadi sebahagian daripada bidang pengurusan. Dalam situasi pandemik COVID-19 di mana komunikasi secara fizikal dan bersemuka semakin sukar, pengurusan organisasi mula beralih kepada kaedah komunikasi yang menggunakan teknologi sepenuhnya. Dalam hal ini kemahiran pengendalian teknologi dalam kalangan pengurus bagi meningkatkan komunikasi dalam organisasi amatlah diperlukan.

 

Berdasarkan keterangan di atas, anda selaku pengurus dikehendaki untuk:

i.          menerangkan TIGA (3) kesan negatif pandemik ini kepada pengurusan organisasi.

 

Pada akhir tahun 2019, dunia dikejutkan dengan munculnya virus lebih dikenali sebagai Covid-19. Wabak ini mula dikesan dalam satu bandar-bandar di wilayah Wuhan, China dan mula tersebar di seluruh dunia khususnya di negara inikita adalah Malaysia. Perkara ini telah memberi kesan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam Negara termasuklah Pihak Berkuasa Tempatan apabila kerajaan melaksanakan Perintah Kawalan Pergerakan ( PKP ) bermula pada 18 Mac 2020 dan berlanjutan sehingga 12 Mei 2020, manakala Perintah Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB) 13 Mei 2020 sehingga 09 Jun 2020. Bagi Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP) pula bermula pada 10 Jun 2020 sehingga 31 Disember 2020. Dan sehingga ke tarikh hari ini Negara kita masih lagi dalam pelanjutan Perintah Kawalan Pergerakkan yang akan berakhir pada 14 Februari 2021.

Tiga kesan negative yang menganggu pengurusan organisasi ialah :-

1. Gangguan psikologi diklangan penjawat awam.

•        Tidak dinafikan wujud gangguan dari segi psikologi dikalangan penjawat awam , lebih lebih lagi yang pernah dijangkiti Covid 19 ataupun memakai gelang merah jambu kerana menjadi kontak rapat kepada pesakit covid 19. Apabila salah satu tindakan yang dikenakan kepada pesakit covid 19 atau kontak rapat ialah terpaksa dikuarantin selama 7 hari ataupun sehingga keputusan negative apabila dikenakan ujian covid 19.

•        Daya kepercayaan kepada orang lain juga menjadi kurang apabila tidak boleh lagi bersalaman dan jaga jarak diantara individu. Masing masing tertanam rasa tidak mempercayai orang lain kerana dikhuatiri akan dijangkiti virus tersebut. Ada juga yang tidak mempercayai diri sendiri kerana sejah akhir-akhir ini ada juga pesakit covid 19 yang tiada symptom ataupun bergejala.

•        Perkara ini ada berlaku di kalangan penjawat awam apabila dilakukan ujian swab test (covid 19) didapati positif walaupun individu tersebut tidak bergejala dan sebagainya.

2. Perubahan Norma Hidup – Jadual Kerja

•        Kesan negative seterusnya ialah perubahan drastik kepada norma hidup sehinggakan perlu menukar jadual kerja yang sedia ada semata mata mengikut arahan daripada kerajaan untuk mengekang penularan covid 19 di tempat kerja.

•        Ini adalah kerana JPA menetapkan hanya 30% kakitangan kerajaan sahaja yang dibenarkan untuk bertugas di jabatan kerajaan dan selebihnya hendaklah Bertugas Di Rumah.

•        Ini menyebabkan tugas di pejabat terpaksa ditangguhkan sementara waktu dan sukar untuk memenuhi tuntutan piagam pelanggan.

•        Walaupun bekerja  dari rumah namun dokumentasi rasmi berada di pejabat dan tidak boleh sama sekali dibawa pulang kerumah masing-masing.

3. Pendapatan Negara terjejas

·         Oleh kerana pendemik ini melanda dunia dan Negara kita , menyebabkan rakyat tidak boleh keluar bekerja dan ini memperlahankan aktiviti ekonomi Negara kita keseluruhannya.

·         Kerajaan juga memperuntukkan sejumlah besar wang untuk menangani permasalah ini bukan sahaja bantuan ketika covid 19 tetapi juga menyeluruh untuk menghentikan rantaian covid 19 ini.

·         Ini menyebabkan pengurusan perlu mengurangkan perbelanjaan pembangunan ataupun mengurus disetiap peringkat.

(10 Markah)

 

ii.        cadangkan DUA (2) kaedah komunikasi dalam organisasi yang berkesan bagi menghadapi krisis sebegini.

 

1. Mewujudkan Virtual Office ataupun Pejabat Maya

·         Organisasi boleh mewujudkan virtual office untuk mengurangkan perjumpaan ataupun pergerakkan dikalangan kakitangan.

·         Di dalam virtual office ini semua kakitangan boleh mengeksess ataupun mendapatkan maklumat berkaitan jabatan walaupun di mana berada.

·         Secara ringkasnya organisasi boleh menggunakan teknologi cloud untuk menyimpan data data rasmi dan boleh dicapai dengan tingkatan jawatan ataupun penurunan kuasa.

·         Kerja kerja pejabat boleh dijalankan dirumah masing masing dengan menggunakan kaedah ini. Ini juga akan melicinkan kerja kerja di pejabat dan menyebabkan tiada alasan untuk kakitangan tidak dapat menyiapkan kerja kerja yang tugaskan kepada mereka.

·         Namun virtual office ini perlu mendapat perlindungan yang sewajarnya dari hackers atau pun lanun lanun internet supaya data organisasi tidak di godam atau pun dicuri ataupun cuba di sabotaj ataupun di esponaj oleh pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

 

2. Menggunakan aplikasi google meet ataupun webex

·         Aplikasi ini boleh digunakan dalam mesyuarat , persidangan ataupun perbincangan secara maya dikalangan kakitngan.

·         Aplikasi ini adalah perlu kerana sebarang keputusan boleh diberikan tanpa menunggu satu masa yang lama untuk mengadakan sesebuah mesyuarat.

·         Sebagaimana yang kita tahu kerajaan melarang mengadakan mesyuarat berdepan ketika PKP namun kerajaan menggalakkan untuk mengadakan google meet ataupun webex ataupun mesyuarat dalam talian sehinggakan mesyuarat cabinet pun diadakan secara google meet dan mesyuarat Exco Kerajaan Negeri Melaka pun dalam google meet.

·         Sebagai contoh Ahli Majlis dalam sesebuah Pihak Berkuasa Tempatan perlu mengadakan mesyuarat sebulan sekali mengikut Akta Kerajaan Tempatan 171 dan pada hari ini aplikasi webex telah digunakan untuk bermesyuarat dan memutuskan hal hal penting untuk pembangunan dan kemajuan sesebuah daerah.