KEPIMPINAN DAN PERSEKITARAN ORGANISASI

 

KEPIMPINAN DAN PERSEKITARAN ORGANISASI

Menurut Yukl (2002), pengurusan yang cekap terhadap persekitaran khasnya persekitaran luaran telah menjadi tanggungjawab utama pemimpin dan pihak urusan atasan.

Yukl juga memberikan beberapa panduan bagi seseorang pengurus untuk menguasai persekitaran organisasinya :-

1.      Mengenal pasti maklumat yang perlu.

            • Pengurus harus mempunyai keupayaan untuk mengenal pasti maklumat yang perlu dan penting dalam memahami persekitaran yang mencorakkan organisasi yang diwakili.

            • Pengurus perlu mahir untuk menangani masalah yang berlaku berdasarkan kepada info yang dimiliki.

            • Pengurus berkeupayaan dalam memahami pencapaian organisasi berbanding organisasi lain juga akan membantu dalam membawa hala tuju yang lebih jelas dan pencapaian kejayaan yang berpanjangan.

2. Menggunakan pelbagai kaedah dalam mendapatkan sumber maklumat.

            • Kebijaksanaan pengurus dalam mendapatkan maklumat amat penting bagi memastikan keputusan yang dilakukan tidak berlaku ketidakadilan.

            • Kebergantungan yang tinggi terhadap seseorang individu dalam mendapatkan maklumat pastinya akan mengundang tindakan negatif seperti bias, berat sebelah, kronisme, nepotisme dan sebagainya.

            • Bagi mewujudkan suasana harmoni dalam organisasi, pengurus haruslah mempunyai pelbagai kemahiran dalam mendapatkan maklumat bagi menguasai persekitaran luaran mahupun dalaman.

3. Memahami keperluan organisasi dan subordinat.

            • Sesuatu yang penting kepada seseorang pengurus untuk belajar dan memahami keperluan organisasi dan juga subordinat di bawahnya.

            • Perlu untuk mengelakkan keadaan ketidakseimbangan dalam organisasi iaitu pengurus lebih ke arah organisasi semata-mata dan meninggalkan kepentingan subordinat serta tidak menitikberatkan kepentingan organisasi sebagai matlamat kejayaan.

4. Memahami sebarang ancaman yang bakal berlaku.

• Pengetahuan mengenai sebarang ancaman sama ada bersifat luaran mahupun dalaman amat penting dikuasai oleh setiap pengurus. Pengetahuan ini akan memberikan idea kepada pengurus untuk berhadapan dengan sebarang ancaman dan dalam masa yang sama banyak membantu dalam pembuatan keputusan.

5. Kaitkan persekitaran dengan plan strategik.

            • Maklumat mengenai persekitaran sangat berguna bagi pihak pengurus dalam menilai semula pelan strategi yang telah dirancang. Dengan penguasaan terhadap maklumat persekitaran, pengurus akan lebih mudah merancang strategi bagi berhadapan dengan sebarang ancaman dan mengambil segala peluang yang ada.

7.3.1 Formal Team

•      Kumpulan ini dibentuk melalui pelantikan secara rasmi dalam organisasi. kumpulan ini dapat dibahagikan kepada dua pecahan utama iaitu pasukan fungsian dan juga pasukan tugas. Pasukan fungsian melihat kepada peranan pihak bawahan kepada pengurus atasan.

•      Pihak pekerja tadi haruslah melaporkan segala perkembangan operasi organisasi kepada pengurus atasannya. Keadaan ini biasanya terbentuk melalui hierarki atau carta organisasi yang mana pelantikannya ialah secara formal atau rasmi.

•      Pasukan tugas pula dapat dibahagikan kepada dua iaitu pasukan tugas tetap dan juga pasukan tugas sementara. Pasukan tugas tetap ditubuhkan untuk sesuatu tujuan sama ada atas keperluan semasa atau mengikut perkembangan organisasi.

•      Biasanya pasukan ini ditugaskan untuk melihat perkara-perkara kritikal yang biasanya memberi ancaman kepada organisasi.

 

7.3.2 Informal Team

•      Biasanya terbentuk atas tujuan-tujuan tertentu yang lebih bersifat memenuhi tuntutan sosial. Oleh yang demikian, ahli setiap kumpulan biasanya berubah-berubah mengikut keadaan dan keperluan (Yukl, 2002).

•      Pihak pengurusan atasan juga biasanya memberi sokongan kepada aktiviti sedemikian bagi merapatkan hubungan antara subordinat dengan pihak majikan.

•      Antara contoh kumpulan tidak formal ialah kumpulan perlawanan persahabatan bola sepak, kejohanan golf, memancing dan sebagainya.

•      Kebanyakan pasukan informal juga ditubuhkan atas dasar persahabatan, keakraban dan kebiasaannya wujud dari kumpulan-kumpulan kecil.

•      Kumpulan ini mempunyai tujuan dan objektif tertentu serta keakraban yang wujud akan memudahkan pencapaian objektif. Pembubaran kumpulan ini biasanya akan berlaku apabila objektif penubuhan telah dicapai. Namun, keakraban yang wujud masih lagi menjadikan kumpulan

•      tersebut mempunyai ikatan persahabatan dan sering berkomunikasi.

 

7.3.3 Cross Functional Team

•      Digunakan untuk meningkatkan keberkesanan kepada kumpulan khasnya dalam melengkapkan aktiviti yang memerlukan kerjasama individu tertentu.

•      Ini lebih menjurus kepada gabungan kepakaran antara ahli. Ini juga bermakna kumpulan ini terbentuk daripada individu yang memiliki kemahiran dan pengetahuan tertentu. Biasanya bersifat sementara namun dalam beberapa kes kumpulan ini ada yang bersifat tetap.

•      Contoh yang bersifat tetap ialah kumpulan pembangunan teknologi angkasa lepas yang ahli kumpulannya terdiri daripada individu yang memiliki kemahiran berbeza namun saling memerlukan satu sama lain.

•      Seseorang ketua dalam cross functional team haruslah mendapat sokongan penuh daripada pihak atasan khasnya yang berupa kewangan, moral, motivasi dan tidak kurang juga sokongan dalam bentuk politik. Kegagalan untuk mendapatkan sokongan juga akan menyebabkan komunikasi antara pihak yang terbabit mengalami kekangan khasnya dalam bentuk kerjasama dan komitmen.

 

7.3.4 Self Managed Moral Team

•      Seorang pemimpin haruslah memiliki kemampuan dan kemahiran melebihi ahli lain. Ini bersamaan dengan teori kepimpinan yang telah dibincangkan iaitu seorang pemimpin haruslah memiliki kemahiran dan ilmu yang lebih berbanding dengan orang lain. Keadaan ini perlu bagi memastikan pengaruh dan kuasa yang dimiliki boleh digunakan untuk mendapatkan sokongan daripada pihak bawahan.

•      Selain itu, pemimpin juga perlulah mempunyai kemahiran dalam mewujudkan suasana kerja yang lebih kondusif dan efektif yang dapat menghilangkan rasa bosan dalam kalangan ahli. Suasana kerja yang baik dan mencabar amat diperlukan bagi melahirkan subordinat yang berdaya saing dan mampu untuk membawa organisasi ke hala tuju yang hendak dicapai.

•      Oleh yang demikian, peranan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, mencabar, efektif dan proakatif amat diperlukan dalam kalangan pemimpin.

•      Komunikasi yang baik antara pemimpin dan pihak atasan juga haruslah berada pada tahap yang positif. Hubungan yang baik dengan pihak atasan akan memudahkan untuk pemberian imbuhan kepada ahli apabila berjaya dalam melaksanakan sesuatu projek.

 

7.3.5 Virtual Team

•      Kumpulan jenis ini lebih dikenali sebagai kumpulan maya. Ahli tidak selamanya bertemu disebabkan oleh faktor geografi dan berlakunya keterbatasan pertemuan kerana kurang bersemuka antara satu sama lain.

•      Namun pada kebiasaannya komunikasi antara ahli akan dilakukan berdasarkan kepada kecanggihan teknologi seperti Internet, video conference, groupware, portal, multimedia presentation dan juga teknologi generasi ke-3 (3G).

•      Ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti globalisasi, kerjasama dengan syarikat antarabangsa, jalinan kerjasama (joint-venture), perjanjian persefahaman (MOU) dan sebagainya.

•      Kumpulan ini boleh terbentuk dalam dua sifat iaitu bersifat kekal dan sementara. Tambahan beliau lagi, cabaran kepada pemimpin dalam kumpulan ini ialah kesukaran bagi mencari masa yang sesuai untuk menemukan semua ahli.

 

Jenis-Jenis Konflik

 

1. Konflik diri

•      Konflik berlaku dalam diri pelaku itu sendiri. Sebahagian daripada kesan konflik ini wujud hasil daripada tugas dan kerja yang mana individu terbabit terlibat dalam pembuatan keputusan.

•      Keadaan akan bertambah rumit lagi apabila keputusan yang bakal dibuat melibatkan beberapa alternatif yang bersesuaian alternatif tersebut mempunyai kesan negatif dan positif.

 

 2. Konflik antara manusia

•      Biasanya berlaku kesan daripada kepelbagaian persepsi, pertentangan pendapat dan juga percanggahan keputusan.

•      Konflik antara manusia biasanya banyak berlaku di tempat kerja kerana individu yang terbabit memiliki pemikiran, idea dan juga tahap kefahaman yang berbeza-beza.

 

3. Konflik pasukan

•      Pasukan sangat diperlukan khasnya dalam menyelesaikan satu-satu projek mahupun tugasan. Biasanya pasukan akan dibentuk daripada kalangan individu yang memiliki tahap kepakaran dan kemahiran yang berbezabeza.

•      Konflik antara pasukan biasanya berlaku melibatkan konflik antara pasukan A dan juga pasukan B. Memandangkan implikasi yang besar kesan daripada konflik ini, maka perhatian yang sewajarnya haruslah diberikan.

Pengurusan Konflik

1. Pengelakan

•      Gaya pengurusan konflik pengelakan lebih kepada memisahkan pihakpihak yang berkonflik. Ini termasuklah memindahkan atau mungkin memecat salah seorang individu yang terbabit.

•      Namun tindakan pemecatan merupakan pilihan terakhir selepas semua cara telah dicuba dan menemui kegagalan.

•      Malah pihak pengurus dan pemimpin juga boleh menggunakan kaedah psikologi dalam meredakan konflik tersebut.

2. Penyesuaian

•      Gaya ini biasanya digunakan dengan cara mengetepikan kehendak satu pihak dan memberi tumpuan kepada pihak yang lagi satu. Ini penting bagi menjaga keharmonian, mendapatkan kerjasama dan seterusnya menjaga nama baik organisasi.

3. Persaingan

•      Konflik bagi gaya ini wujud kesan daripada persaingan antara dua pasukan yang melihat kepentingan diri sebagai keutamaan. Justeru, keputusan harus dibuat bagi memilih satu pihak sahaja dan mengetepikan pihak yang lagi satu.

•      Keputusan harus dibuat dengan pantas kerana kedua-dua pihak enggan bertolak-ansur dan menolak untuk mengadakan perbincangan antara satu sama lain.

4. Kompromi

•      Situasi apabila setiap pihak mengalah dan mengorbankan sedikit kepentingan pasukan atau diri bagi memberi keutamaan kepada perpaduan dalam organisasi.

•      Kedua-dua pihak akan menang dalam satu aspek dan kalah dalam aspek yang lain.

5. Permuafakatan

•      Gaya permuafakatan merupakan gaya yang paling ideal dan signifikan. Di sini kedua-dua pihak yang berkonflik akan menggunakan situasi menangmenang.

•      Implikasinya, semua pihak mencapai persetujuan untuk memaksimumkan pencapaian matlamat dan meningkatkan perpaduan pasukan.

Perkaitan antara Stres dan Konflik

•      Stres atau tekanan wujud disebabkan oleh konflik antara kebolehan diri dan tuntutan tugas yang dilakukan. Stres juga wujud disebabkan oleh tindakan atau reaksi individu terhadap persekitaran yang mengancamnya.

•      Desakan keadaan semasa yang menuntut ke arah perubahan banyak mempengaruhi organisasi terbabit dalam menentukan hala tujunya.

•      Leavirt (1958) melihat stres sebagai destree yang berasal dari Perancis yang membawa maksud kesempitan atau penekanan. Guess et al. (1977) melihat stres dari sudut yang berbeza. Beliau membahagikannya kepada dua jenis iaitu stres positif (eustress) dan juga negatif (distress).

•      Eustress wujud disebabkan oleh adanya cabaran ke arah kebahagiaan hidup mahupun kerjaya. Disebabkan tekanan ini, individu terbabit akan cuba untuk berusaha lebih giat lagi bagi mengatasi cabaran yang dihadapi.

•      Sebaliknya, distress pula lebih kepada tekanan yang berterusan dan pastinya memberi kesan yang besar kepada produktiviti individu terbabit.